Een werkbaar heidagprogramma heeft één hoofdvraag, twee inhoudelijke blokken en een half uur aan het eind om afspraken vast te leggen. Alles daarboven gaat ten koste van de diepgang. Hieronder een opzet die je kunt overnemen en aanpassen.
Voorbereiding: het belangrijkste deel
De kwaliteit van een heidag wordt bepaald voordat hij begint.
- Spreek iedereen vooraf apart. Twintig minuten per persoon, met één vraag: welk gesprek moet er wat jou betreft gevoerd worden? De antwoorden verschillen bijna altijd van de agenda die er al lag.
- Formuleer één hoofdvraag. Bijvoorbeeld: hoe verdelen we de portefeuilles zo dat we niet langs elkaar heen werken? Een vraag, geen thema.
- Stuur vooraf niets van vijftig pagina’s rond. Eventueel één A4 met de vraag en het programma.
- Laat deelnemers vooraf hun drijfveren in beeld brengen. Dan hoef je op de dag zelf geen tijd te besteden aan het invullen van iets. Wij gebruiken hiervoor de TMA teamanalyse.
Voorbeeldprogramma voor een hele dag
09.00 Inloop met koffie. Vijftien minuten, niet meer. Mensen komen binnen met hun ochtend nog in het hoofd.
09.15 Start: de vraag op tafel. De voorzitter of begeleider benoemt de hoofdvraag en wat er aan het eind van de dag moet liggen. Kort, vijf minuten. Daarna een ronde: waar zit jij vandaag mee?
09.45 Blok 1: het gedeelde beeld. Wat zien we allemaal, en waar zien we het verschillend? Dit is waar een teamanalyse zijn werk doet: verschillen worden zichtbaar als drijfveren in plaats van als karakterfouten. Reken op anderhalf uur.
11.15 Pauze. Echt een half uur. Het belangrijkste gesprek van de dag vindt vaak bij de koffie plaats.
11.45 Blok 2: de kern. Nu het onderwerp dat er echt toe doet, dat je uit de voorgesprekken hebt opgehaald. Anderhalf uur, en verwacht ongemak. Als het niet ongemakkelijk wordt, zit je waarschijnlijk nog niet bij het echte onderwerp.
13.15 Lunch. Wandelend als het kan. Niet doorwerken.
14.15 Blok 3: van inzicht naar keuze. Wat betekent dit voor hoe we het gaan doen? Dit is het blok dat het vaakst wordt overgeslagen wegens tijdgebrek, en precies daarom mislukken heidagen.
15.45 Afspraken vastleggen. Samen, op één vel, hardop. Wie doet wat voor wanneer. Een half uur is genoeg als de rest goed is gegaan.
16.15 Afsluitende ronde. Eén zin per persoon: waarmee ga je weg? Dat is meteen je thermometer.
16.30 Klaar. Eerder stoppen mag. Uitlopen niet.
Variant: halve dag
Schrap blok 1 en gebruik het voorwerk om het gedeelde beeld al te hebben. Dan houd je over: start (20 minuten), de kern (90 minuten), pauze, keuzes en afspraken (60 minuten). Werkt alleen bij een team dat elkaar goed kent.
Werkvormen die het verschil maken
- Rondes in plaats van open discussie. In een open discussie praten de twee snelste mensen. Een ronde dwingt iedereen aan bod.
- Eerst individueel opschrijven, dan delen. Voorkomt dat de eerste spreker de rest kleurt.
- Wandelen in tweetallen. Voor het gesprek dat aan tafel niet gevoerd wordt. Twintig minuten buiten, twee mensen, één vraag.
- De lege stoel. Zet een stoel voor de klant, de medewerker of de burger. Wat zou die van dit besluit vinden?
Wat je beter niet doet
- Powerpoint. Een heidag met dia’s is een vergadering met uitzicht.
- Een spectaculaire teambuildingactiviteit als opening. Leuk, maar het kost twee uur en het onderwerp wordt er niet dichterbij van.
- De baas laten voorzitten. Zie wat is een heidag voor waarom dat zelden goed uitpakt.
- Meer dan twee inhoudelijke onderwerpen. Dat wordt zes halve gesprekken.
Na afloop
Stuur de afspraken binnen twee dagen rond, niet binnen twee weken. Zet direct een vervolgmoment in de agenda, bij voorkeur binnen zes weken. Een heidag zonder vervolgafspraak vervaagt gegarandeerd.
En vraag na drie maanden hardop: wat is er van gekomen? Dat kost tien minuten in een regulier overleg en het bepaalt of de volgende heidag serieus wordt genomen.
Zelf doen of laten begeleiden?
Zelf doen kan prima als de vraag inhoudelijk is en de verhoudingen goed zijn. Laat het begeleiden als het over de samenwerking zelf gaat, als er iets speelt tussen mensen, of als de rol van de leidinggevende onderdeel van het gesprek is.
Wij begeleiden heidagen en MT-sessies voor directies en managementteams. Zie MT-sessie en heidag begeleiden, of lees hoe dat doorwerkt bij besluitvorming in het MT. Plan een kennismakingsgesprek als je wilt sparren over de opzet.