Een heidag is een werkdag buiten kantoor waarop een team of managementteam zich bezighoudt met zaken die in de waan van de dag blijven liggen: strategie, samenwerking, koers. De naam komt van de uitdrukking de hei op gaan, verwijzend naar de afgelegen conferentieoorden op de Veluwse heide waar bedrijven zich vroeger terugtrokken.
Zo ver hoeft het tegenwoordig niet meer. De kern is niet de hei, maar de afstand: even weg van de plek waar de telefoon gaat.
Waarom organisaties het doen
Op kantoor wint het urgente het altijd van het belangrijke. Een heidag is een poging om die volgorde één dag om te draaien. Meestal met een van deze redenen:
- er ligt een strategische keuze die al maanden doorschuift;
- het team is nieuw samengesteld en moet zich tot elkaar verhouden;
- de samenwerking loopt stroef en niemand benoemt waarom;
- er komt een verandering aan waar iedereen anders in staat.
Waarom de meeste heidagen weinig opleveren
Dit is de eerlijke observatie na tien jaar meekijken bij directies en MT’s.
De agenda is een verzamelbak
Alles wat het jaar niet gelukt is, wordt op de heidag geplakt. Zes onderwerpen in zes uur betekent dat er zes keer een gesprek half wordt gevoerd. Twee onderwerpen is meestal het maximum als je ergens wilt uitkomen.
Het echte gesprek wordt vermeden
Het onderwerp op de agenda is zelden het onderwerp dat ertoe doet. Er staat strategie, maar het gaat over onderling vertrouwen. Er staat rolverdeling, maar het gaat over twee mensen die elkaar niet liggen. Zolang dat niet op tafel komt, is de rest een oefening in vergaderen op een mooiere locatie.
De leidinggevende leidt zelf
Begrijpelijk, en toch ongelukkig. Wie de sessie leidt, kan niet tegelijk volwaardig deelnemen. En als de bespreekbaarheid van het leiderschap zelf een thema is, wordt het helemaal lastig. Dat is precies waarom externe begeleiding vaak het verschil maakt: niet omdat een buitenstaander het beter weet, maar omdat hij dingen mag vragen die intern niemand vraagt.
Er staat niets op papier als het klaar is
De sfeer was goed, iedereen ging voldaan naar huis, en drie weken later weet niemand meer wat er is afgesproken. Zonder wie doet wat voor wanneer is de dag een teambuildinguitje geweest.
Wat een heidag wel laat werken
- Eén scherpe vraag. Niet acht onderwerpen, maar één vraag waarop aan het eind van de dag een antwoord ligt.
- Voorwerk. Spreek de deelnemers vooraf apart. Dan weet je welk gesprek er echt gevoerd moet worden, en dat is zelden het gesprek dat op de agenda stond.
- Een gedeelde taal. Als mensen begrijpen waarom de een tempo zoekt en de ander zekerheid, wordt een verschil van mening minder snel persoonlijk. Daarvoor gebruiken wij de TMA teamanalyse: iedereen ziet vooraf waar zijn drijfveren liggen en waar die van de rest.
- Ruimte voor stilte. Een dag die van werkvorm naar werkvorm holt, produceert energie maar geen besluiten.
- Een halve pagina afspraken. Aan het eind, samen opgeschreven, hardop voorgelezen.
Locatie: minder belangrijk dan gedacht
Er wordt veel gezocht naar de perfecte heidaglocatie met overnachting. Nuttig, maar het is de minst bepalende factor. Een goede sessie in een saai zaaltje werkt beter dan een slechte in een landhuis.
Twee dingen doen er wel toe: geen kantoor, en geen mogelijkheid om er even tussenuit te glippen voor een overleg. Alles daarboven is comfort.
Halve dag, hele dag of met overnachting?
- Halve dag: genoeg voor één afgebakende vraag met een team dat elkaar goed kent.
- Hele dag: de standaard. Ruimte om na de lunch pas bij het echte onderwerp uit te komen, wat vaker gebeurt dan mensen toegeven.
- Met overnachting: alleen zinvol als het informele deel echt nodig is, bijvoorbeeld bij een nieuw samengesteld MT. Anders is het duur en vermoeiend.
Heidag of teamtraining?
Een heidag is een werkdag met een inhoudelijke opbrengst. Een teamtraining is gericht op vaardigheden en onderling begrip, en werkt met oefeningen. Ze lopen in elkaar over, maar de vraag verschilt: bij een heidag wil je aan het eind een besluit, bij een training wil je gedrag dat verandert.
Weet vooraf welke van de twee je wilt. Een team dat een besluit verwacht en een spelvorm krijgt, haakt af. En omgekeerd.
Zelf een programma opzetten
Een concrete opzet met tijden en een voorbeeldprogramma staat in programma voor een MT-heidag.
Wij begeleiden heidagen voor directies en managementteams, met de TMA-analyse als startpunt en niet als hoofdgerecht. Zie MT-sessie en heidag begeleiden, of plan een kennismakingsgesprek van 30 minuten om te bespreken welk gesprek bij jullie op tafel moet.